AMAÇ VE KAPSAM

Belgelendirme prosesinin tüm aşamalarda ilgili tarafların (belgelendirme kuruluşu-KALİTEST, belgelendirilecek müşteri firma) sorumluklarının belirlenmesi. Kalitest firması tarafından yapılacak tüm sistem belgelendirmelerini kapsar.

İÇİNDEKİLER

A Revizyon Bilgileri
1 Tanımlar
2 Belgelendirmeye Karar Verme
3 Belgelendirmenin Bağımsızlığı ve Tarafsızlığı
4 Belgelendirmenin Yeterliliği
5 Belgelendirmenin Sürekliliği
6 Belgenin Askıya Alınması ve İptali
7 Sertifikalı Bir Organizasyonun Sorumlulukları
8 Organizasyon Tarafından Ödenmesi Gereken Ücretler
9 KALİTEST’in Sorumlulukları

A. REVİZYON BİLGİLERİ

1. Tanımlar

Belgelendirme kuruluşu
Yayınlanan yönetim sistem standartlarına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre tedarikçilerin yönetim sistemini denetleyen, belgelendiren üçüncü taraf kuruluş. Kalitest Belgelendirme ve Eğitim Hizmetleri Ltd. Şti. Belgelendirme kuruluşu unvanıdır. Kalitest olarak anılacaktır.

Tedarikçi
Ürün, proses ve hizmetin sunulmasından sorumlu olan ve Yönetim Sistemi uygulamaları sağlayabilecek taraf.

Kalite yönetim sistemi
Bir kuruluşu kalite bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemi.

Çevre Yönetim Sistemi
Bir kuruluşun çevreye etkileri ve boyutları açısından ve kaynakların verimliliği ile ilgili olarak idare ve kontrolü için gerekli yönetim sistemi

Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi
Gıda zinciri içerisinde yer alan bir kuruluşun bu zincirdeki yerine uygun tehlikelerin ve gıda güvenliği risklerinin idaresi ve kontrolü ile ilgili yönetim sistemi

İş Güvenliği Yönetim sistemi
Bir kuruluşun işçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili riskleri idaresi ve kontrolü ile ilgili yönetim sistemi

Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
Bir kuruluşun iş riski yaklaşımına dayalı olarak, bilgi güvenliğinin oluşturulması, uygulanması, işletilmesi, izlenmesi, gözden geçirilmesi, sürdürülmesi ve iyileştirilmesi ile ilgili yönetim sistemi

Sertifika
Belirlenmiş Yönetim Sistemi standardına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre tedarikçi Yönetim sisteminin uygunluğunu gösteren doküman.

Belgelendirme sistemi
Belgelendirmenin yapılması ve sürekliliğinin takibi için denetlenmesine yönelik bu standardın şartlarını karşılayacak yapıda KALİTEST in oluşturduğu proses ve yönetim kuralları olan sistem.

ISO 9001
Kalite yönetim sistemi standardı

ISO 14001
Çevre yönetim standardı

TS/ISO 16949
Otomotive sektörü için özel şartlar

OHSAS 18001
İş güvenliği standardı

ISO 22000
Gıda güvenliği standartları

ISO 13485
Tıbbi cihaz üreticileri ve distribütörleri için kalite sistemleri standardı

ISO/IEC 27001
Bilgi güvenliği yönetim sistemi standardı

95/16/AT Asansör Yönetmeliği Modül H Ek XIII Tam Kalite Güvencesi
Asansörlerin tasarım, imalat, birleştirme, montaj ve son muayenelerinde onaylanmış kalite güvence sistemini işleten ve kapsamda belirtilen deneyleri uygulayan asansör montajcısı firmanın asansörün uygulanan yönetmeliğin gereklerini sağladığını temin ve beyan etmesi işlemidir.

95/16/AT Asansör Yönetmeliği Modül G Ek X Birim Doğrulama
Uygunluk belgesine haiz asansörün yönetmeliğin gereklerini karşıladığını temin ve beyan etmesi işlemidir.

Kılavuz dokümanlar
Endüstri tarafından geliştirilmiş o alanda faaliyet gösteren firmaların ortak faydası için denetim standardına yardımcı olacak dokümanlardır.

Belgelendirilmiş organizasyon
Kuruluşun Yönetim sistemin tamamının ya da bir parçasının belge almaya hak kazanmış olması.

Başvuran
Sistemin bütününü ya da bir parçası için sistem belgesi almak için başvuran ve henüz sertifikaya sahip olmayan anlamındadır.

Bağımsız belgelendirme komitesi
Belgelendirme yapılması, belge askıya alınması, belge iptali, belgenin devamı, belge yenileme, kapsam değişiklikleri denetim sonuçlarına kesin karar veren komitedir. Bağımsız belgelendirme komitesi ilgili prosedür çerçevesinde oluşturulur.

Şikayet ve itiraz komitesi
Tüm şikayet ve itirazların değerlendirildiği komitedir. Denetim ve belge kararı veren ( bağımsız belgelendirme komitesi ) komiteden tamamen bağımsızdır. ilgili prosedür çerçevesinde oluşturulur.

Şirket Müdürü
KALİTEST’in genel yönetimini gerçekleştirir. 

Operasyon Müdürü
Şirket Müdürüne bağlıdır. Başvurunun alınması, denetçinin atanması, temsilci atama, pazarlama, tanıtım ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirir.

Belgelendirme Müdürü
Ortaklar kuruluna bağlıdır. Akreditasyon şartlarına uygun sistem kurar, uygulatır, sürekliliğini sağlar ve etkinliğini sürekli iyileştirir. Denetim prosesinin akreditasyon şartlarına uygunluğunu denetler, denetim raporlarının gözden geçirir ve belge verilip verilmemesi hakkındaki onayı verir, kapsam genişletme vb. faaliyetlerini gerçekleştirir.

Danışma Kurulu
Belgelendirme komitesine ve belgelendirme müdürüne belgelendirmenin yeterliliği ve bağımsızlığı ile ilgili olarak destek verir ve ayrıca tarafsızlığın sağlanması konusunda çalışmalar yapar. Danışma kurulu ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485, ISO/IEC 27001, OHSAS 18001 gibi sistem belgelendirme ve CE, G markası gibi ürün belgelendirme faaliyetlerini karşılayacak şekilde danışma kurulunun oluşturulması ve çalışması ile ilgili olarak P-16 prosedürüne başvurulur.

KALİTEST Logo
KALİTEST tarafından onaylan ve Kalitest tarafından belgelendirilmiş firmaların, bunu beyan etmek için kullanabilecekleri logodur.

2. Belgelendirmeye Karar Verme
Belgelendirme kararı; baş denetçinin tavsiye kararı dikkate alınarak,  Belgelendirme Müdürü tarafından teknik uygunluk açısından gözden geçirmesi, tüm belgelendirme aşamasındaki dokümanların ve denetim raporunun uzmanlık açısından ve akreditasyon şartlarına uygunluk açısından incelenmesi sonucunda verilir. Belgelendirme Müdürü bu kararı verirken, teknik uzmanlık ihtiyacı duyarsa Bağımsız belgelendirme Komitesi üyeleri arasından uygun kapsamda atanmış bir kişiden görüş alır. Bağımsız Belgelendirme Komitesi görüş verirken;  kapsam, sektör, standart, coğrafi bölge, firma, denetçi, akreditasyon, zaman gibi konuları dikkate alır. ISO 22000 raporları ile ilgili karar için Gıda Güvenliği Teknik Uzmanı, ISO/IEC 27001 raporları ile ilgili karar için Bilgi Güvenliği Teknik Uzmanının ve 95/16/AT Asansör Yönetmeliği’ne ilişkin raporlar için de teknik müdürün onayı gerekir.

Belgelendirme kararı verilirken yukarıdaki ilkelere ek olarak IAF akreditasyon kılavuzları, Akreditasyon Standartları ve akreditasyonu kullanılan akreditasyon kurumunun konu ile ilgili kılavuz, kural ve talimatları Belgelendirme Müdürü ve Bağımsız Belgelendirme Komitesi tarafından göz önünde bulundurulur ve bunlara aykırı bir belgelendirme yapılamaz.

Belgelendirme kararı verilirken ilgili denetimi yapan ekip ve baş denetçinin konu ile ilgili tavsiyesi, denetim raporunda belirtilen kapsam göz önüne alınır. Belirlenen kapsam ile ilgili yeterli objektif delilin varlığı aranır. Belgelendirme Müdürünün gözden geçirme ve tavsiye kararı esas alınır. Bu konuda her hangi bir problem var ise Bağımsız Belgelendirme Komitesi kararına göre aşağıdaki kararlardan birisi verilir;

1. İlgili kapsam maddesinin reddi,
2. İlgili kapsam konusunda ek denetim yapılması,
3. Bir sonraki ara denetimin daha erken bir zamanda yapılması,
4. Bir sonraki ara denetimde yeterli örneğin alınması ile ilgili olarak Denetçi / Baş denetçinin uyarılması.
5. ÇYS, Gıda Güvenliği, İş Güvenliği ve Bilgi Güvenliği gibi konularda ayrıca başvuranın istediği kapsam içinde veya dışında olsun tüm faaliyetleri, bunlar ile ilgili risk analizlerinin yapılıp yapılmadığı dikkate alınarak kapsama karar verilir.

Tavsiye edilen kapsam akredite olmayan bir kapsam içeriyor ise Belgelendirme Müdürünün tavsiyesine göre aşağıdaki kararlardan birisi verilir.

1. İlgili kapsam maddesinin reddi,
2. Kapsam değişikliğinin yapılması ve ilgili kapsamda akreditasyon kurumuna kapsam genişletme ile ilgili başvuru yapılması.

Tüm yönetim sistemi denetimlerinde organizasyonun ilgili yönetim sistemi kapsamındaki yasal uygunluğu denetlenir. Sahip olması gereken ruhsat ve izinler araştırılır. Bu uygunluğu gösteremeyen kuruluş için belgelendirme tavsiyesi yapılamaz. Yasal uygunluk gösterilemiyor ise uygunsuzluk raporu yazılır.

Denetim sonucunda uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler ile ilgili deliller denetim ekibi tarafından rapora eklenir. Belgelendirme kararının verilebilmesi için tüm majör ve minör uygunsuzlukların kapatılması gerekir.

Minör uygunsuzlukların kapatılabilmesi için zaman gerektiren düzeltici faaliyetler, etkinliği bir sonraki denetimde ölçülmek şartıyla Düzeltici Faaliyet Planı ile kapatılabilir. Majör uygunsuzluklar ise, ancak ilgili düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin tümü tamamlandıktan sonra kapatılır. Takip denetimi gerektirmeyen uygunsuzluklar, denetimi gerçekleştiren baş denetçi, ilgili kapsamda atanmış bir başka baş denetçi veya Belgelendirme Müdürü tarafından kapatılabilir. ISO 22000 uygunsuzlukları atanmış bir ISO 22000 baş denetçisi tarafından kapatılabilir. Aynı şekilde, 95/16/AT Asansör Yönetmeliği Modül H Ek XIII Tam Kalite Güvencesi ve Modül G Ek X Birim Doğrulama’ya ilişkin uygunsuzluklar, atanmış bir 95/16/AT Asansör Yönetmeliği baş denetçisi tarafından kapatılabilir.

Belgenin verilmesi veya verilmemesi (nedeni belirtilerek) ile ilgili karar bir ön yazı ile ilgili kuruluşa iletilir.

KYS, ÇYS, BGYS, GGYS ve diğer sistem belgelendirmelerinde yukarıda anlatılan yöntemler geçerlidir.

3. Belgelendirmenin Bağımsızlığı ve Tarafsızlığı
Kalitest tarafından yapılan belgelendirmelerde finansal konular dahil tam bağımsızlık ve tarafsızlık esastır. Bu durum aşağıda anlatıldığı gibi sağlanır.

Bağımsız Belgelendirme Komitesi Kalitest’in faaliyet gösterdiği ve belgelendirme yaptığı sektörlerin temsilcilerinden oluşur. Bu komitenin oluşumu ile ilgili olarak Bağımsız Belgelendirme Komitesi Belirlemesi ve Çalışması prosedürü uygulanır. Komite finansal konular dahil olmak üzere her konuda tam bağımsız kişilerin katılımı ile oluşturulur.

Belgelendirme Müdürü Bağımsız Belgelendirme Komitesinin doğal bir üyesidir. Belgelendirme Müdürü şirket ortağı ise, çıkar ilişkisinin tarafsızlığı etkilememesi için karar verme yetkisi yoktur. Diğer durumda karar verme yetkisi vardır. Kendi yeterli olduğu sektörlerde komite görüşü olmaksızın karar verebilir. Kendi denetim yaptığı konularda ise karar verme yetkisi yoktur. Bu durumda kendisine vekalet eden bir kişi karar verir. Belgelendirme kararı, denetim, uygunsuzlukların kapanması, pazarlama faaliyetleri ve bu konudaki tüm süreçlerin dışında olan bağımsız üyeler tarafından verilir.

Kalitest tarafından kullanılan, denetçi / baş denetçi veya uzmanların geçmiş olan son iki yıl boyunca yapılacak denetim faaliyeti ile ilgili herhangi bir profesyonel ilişkisinin olmaması esastır. Bu durum denetim yapılmadan önce Form-55 denetçi atama sözleşmesi formuna ilgili denetçinin / baş denetçinin veya uzmanın imzası alınarak güvence altına alınır. Bu kurala aykırı herhangi bir durumun tespit edilmiş olması konu ile ilgili denetçi / baş denetçi veya uzmanın görevine son vermeyi gerektirir. Bu karar konu ile ilgili tüm ulusal / uluslararası kuruluşlara Belgelendirme Müdürü tarafından bildirilir. (Akreditasyon Kurumu / Denetçi Sertifikasyon Kurumu vb.)

Denetçi / Baş denetçi ve Uzman ataması ile ilgili olarak belgelendirme talebinde bulunan kuruluşun denetim öncesinde teyidi alınarak denetim ekibinin tarafsızlığı, sır tutması ve denetleyeceği kurumla herhangi bir çıkar ilişkisinin olmadığı garanti altına alınır.

Gelen her türlü şikayet sınıflandırılır, analiz edilir ve denetim ve belgelendirmelerin tarafsızlığının izlenmesi amacı ile kullanılır. Bu tip veri analizleri ilgili konularda akreditasyonu tutulan kuruluşlara iletilir.

Ayrıca Belgelendirme Müdürünün veya Bağımsız Belgelendirme Komitesinin kararı doğrultusunda gerekli politikaların oluşturulup denetlenebilmesi amacı ile belgelendirme konusu ile ilgili oluşturulmuş danışma kurullarına başvurulur.

Belgelendirmenin bağımsızlığı ve tarafsızlığının kontrolü için yılda en az 1 defa Danışma Kurulu toplanır. Bu kurul KALİTEST’ten tamamen bağımsız üyelerden oluşur ve KALİTEST tarafından verilen faaliyetleri tarafsızlık ve bağımsızlık açısından kontrol eder.

4. Belgelendirmenin Yeterliliği
Kalitest akredite olduğu konularda sadece ilgili akreditasyon kurumu tarafından yeterliliği kabul edilen denetçiler veya uzmanlar kullanacaktır. Akredite olmayan konularda bu şart aranmamak ile birlikte genel yaklaşıma uygun ve IAF kurallarına uygun Kalitest prosedür ve talimatlarında verilen yaklaşımdan sapmayan denetçiler veya uzmanlar kullanılabilir.

Yapılan belgelendirmelerin uluslararası geçerliliği Kalitest için önemlidir ve bu konuda uygun olan akreditasyon kurumları ile çalışılır.

Kalite ilgili konu ve sektörde yeterli ve yetkin denetçi veya uzman bulamıyor ise belgelendirme yapmaz.

5. Belgelendirmenin Sürekliliği
Kalitest yapmış olduğu belgelendirmenin sürekliliğini sağlamak ile ilgili tüm tedbirleri alır. Belgelendirme denetiminden sonra süreklilik ile ilgili bir endişe oluşması durumunda Belgelendirme Müdürü veya Operasyon Müdürü veya Denetçi tarafından, 95/16/AT Asansör Yönetmeliği Modül H Ek XIII Tam Kalite Güvencesi ve Modül G Ek X Birim Doğrulama’ya ilişkin denetimlerde de teknik müdür tarafından ara denetim tarihinin öne çekilmesi şartı getirilebilir. Belge verilen firma ile ilgili sözleşmedeki finansal şartlar ne olursa olsun Kalitest gerekli maliyetleri ve para kaybını göz önüne alarak denetimi gerçekleştirir.

Kalitest müşteri devamlılığı ve kalıcılığına önem verir, bu konuyu politika ve hedef seviyesinde operasyon müdürünün ve belgelendirme müdürünün bir sorumluluğu olarak izler. Bu konudaki yaklaşımını sergilemek için 5, 10, 15, 20 yıllık müşterilerine promosyon, plaket, ödül gibi faaliyetler de bulunur.

Belgelendirilen kuruluşların denetim performansları Operasyon Müdürü tarafından sürekli takip edilir ve gerektiğinde düzeltici faaliyet açılır.

Başvuru sahibinin başvuruya esas Yönetim Sistemi standartlarına uyumunda ve bu standartların sürekliliğinin devam ettirilmesindeki yeteneği Belgelendirme Müdürü tarafından tatmin edici bulunursa ve gerçekten faaliyet gösteren bir organizasyon ise KALİTEST sertifika kurallarının gerektirdiği koşul ve şartlara göre sertifika verilmesine karar verilir. Sertifikanın kullanım hakkı ilgili organizasyona ait olmakla beraber sertifikanın mülkiyet hakki KALİTEST’de kalır. Sertifikalar tescilin yapıldığı andan itibaren 3 yıllık bir süre için geçerlidirler. Bu süre içinde yılda en az 1 defa gözetim denetimleri gerçekleştirilmelidir.

Gözetim denetimleri sonucunda belgenin devam kararı, belgelendirme kararı ile aynı yöntemle alınır. Tek fark vardır; uzman görüşü istenmez, Belgelendirme Müdürü’nün onayı yeterlidir.

Organizasyonun sertifikanın yenilenmesini istememesi halinde bu istek yazılı olarak sertifikanın bitiş tarihinden en az 2 ay önce KALİTEST’e bildirilmelidir.

6. Belgenin Askıya Alınması ve İptali

7. Sertifikalı Bir Organizasyonun Sorumlulukları

1. Her zaman sertifika kurallarına uyulduğundan emin olunmalıdır.
2. Sistemin sürekliliği ve sürekli iyileşmeyi sağlayacak şekilde uygulanması organizasyonun sorumluluğudur. Sertifikanın geçerliliği bu uygulamanın yapılmasına bağlıdır, bu durum Kalitest tarafından yapılacak gözetim denetimleri ile teyit edilecektir.
3. Logo kullanımı  “T-01 Logo Kullanım Talimatı”nda belirtilen koşul ve şartlara uygun yapılmalı (örnek başarılı denetim sonrasında tescilin yapılması ile sertifikalı organizasyon ilgili KALİTEST logosunu kullanmaya hak kazanır. Logo yalnızca sertifikalı organizasyonlar tarafından ve her zaman sertifikada belirtilmiş ad ve adres(ler) ile birlikte kullanılmalıdır. Logo yazışmalar, ilan ve promosyon alanlarında kullanılmak istendiğinde mutlak sertifika numarası ve uygun olan yönetim standardını kapsayacak şekilde kullanılmalıdır. Logo yalnızca tescilin yapıldığı alanla ilgili ve sertifika tescilini yapan organizasyonu belirterek kullanılabilir, logonun kullanıldığı durum ve hal tescilde belirlenmiş alanların dışında olduğunuza dair şüphe yaratmamalı. Herhangi bir sebeple sertifikanın devamlılığı durdurulduğunda logo kullanımı kesinlikle derhal durdurulmalıdır.)
4. Gerekli durumlarda ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO/TS 16949, ISO 13485, ISO 22000, ISO/IEC 27001 ile 95/16/AT Asansör Yönetmeliği Modül H Ek XIII Tam Kalite Güvencesi ve Modül G Ek X Birim Doğrulama uygunluk değerlendirmelerine uygun olarak sisteme dahil edilen dokümanlar ve sürdürülen çalışmaların tamamının ya da herhangi bir bölümünün suretlerinin Operasyon Müdürünün KALİTEST çalışmalarında; referans olarak kullanabilmesi için elde edilebilir olmasına imkan sağlanmalıdır.
   
5. Sistemde başvuru sahibi / belgeli organizasyon tarafından yapılan düzenlemeler mutlaka KALİTEST’e bildirilmelidir. Yapılan düzenleme önemli ise (örneğin bir prosedürün sistemden tamamen kaldırılması) bildirme işlemi yazılı olarak derhal yapılacaktır. Yapılan küçük değişiklikler bir sonraki denetleme veya gözden geçirme ziyaretlerinde KALİTEST’e bildirilmelidir.
6. Organizasyon KALİTEST tarafından yapılan denetimlerde; denetim standardının uygunluğunu gösterecek yeterli objektif delillere ulaşılması için gerekli iş birliğini yapmalıdır. Bu durumun olmaması belgelendirmenin askıya alınması veya iptali için sebep sayılmaktadır.
7. Sertifika konusunda yönetimi temsil edecek kişi ve birden fazla vekil atanmalıdır, vekiller temsilcinin yokluğunda (ya da değiştirilmesi gerektiğinde) sertifikanın gerektirdiği tüm münasebetlerden sorumlu olacak prosedürlerde ve sertifikanın bağlı olduğu şartlarla ilgili diğer bilgilerde herhangi bir değişiklik olması durumunda ki buna KALİTEST’e bildirilen müşteri şikayetleri de dahil KALİTEST temsilcisinin talep etmesi durumunda her ziyarette imzalı beyanda bulunacaklardır. KALİTEST bütün sertifikalı organizasyonlarda müşteri şikâyetlerinin ve her bir şikâyetin çözümü için alınan düzeltici/önleyici faaliyetlerin sistemde kaydedilmesini önermektedir.
8. Sertifika son bulduğunda (sebebi ne olursa olsun), logo ve logonun üzerinde bulunduğu reklam malzemeleri ile referanslarda dahil olmak üzere derhal kullanımı durdurulmalıdır. Bunlara ek olarak Bağımsız Belgelendirme Komitesi talep etmesi halinde belgeli organizasyonda bulunan diğer tüm materyal ve bilgilerin üzeri silinmiş kabul edilecektir.
9. Kalitest Belgelendirme ve Eğitim Hizmetleri Ltd.Şti.’yi belge konusu ile ilgili herhangi bir ters durumda, özellikle suç ve dava gibi potansiyeli yüksek olan olaylar için mutlaka en kısa surede bilgilendirilmelidir.
10.  KALİTEST hizmetin verilmesi sürecinde masraflarını talep etme hakkına sahiptir.
11. TÜRKAK, sertifikalı organizasyonlara haberli veya habersiz denetimler yapabilir. Sertifikalı organizasyon bu denetimleri kabul etmek ve sistemlerini TÜRKAK’a açmak zorundadır.

8. Organizasyon Tarafından Ödenmesi Gereken Ücretler

Her bir sertifika için yıllık sabit ücret (gözetim dahil): Denetim sonunda belge almayı hak eden firmaların ödemesi gereken bir ücrettir. Bu ücret hiç bir durumda geri ödenmez.

Ek ücretler: Yol, konaklama, yeniden sertifika hazırlanması veya onayı, ekstra bayrak vb. ücretleridir.

Denetim ücreti:  Her şartta ödenmesi gerekir (sertifikanın devam ettirilmesinin istenmemesi halinde bile).

Bunlara ek olarak, Organizasyonda bu kurallara aykırı bulunan ve düzeltilmesi masrafa dahil edilen diğer tüm harcamalar. Tüm ücretler, o işin bir sonraki adımına aittir, örnek olarak başvuru ücreti,  dokümanların tekrar gözden geçirilmesinden önce, denetim ücreti,  denetimden önce ve yıllık gözetim ücreti,  gözetimden önce ödenmelidir. Birinci yıllık ücret,  başarılı denetlemeyi takiben,  sertifikanın serbest bırakılmasından (size teslimi) önce yapılmalıdır.

9. KALİTEST’in Sorumlulukları

1. KALİTEST sözleşmenin hazırlanması, denetim heyetinin oluşturulması, denetimlerde dış kaynak kullanımı, denetimlerin gerçekleştirilmesi, belgenin verilmesi, belgenin sürdürülmesi, kapsamın genişletilmesi, kapsamın daraltılması, adres değişikliği, özel durumlarda yapılan denetimler, belgenin askıya alınması ve belgenin iptali konularında alınan tüm kararların sorumluluğunu üstlenir.
2. Tedarikçilerin KALİTEST denetim ziyaretleri programına kaydedilmesi, ziyaret ve zamanı konusunda bilgilendirme yapılması (bu ziyaretler en az yılda 1 ya da gerekli görüldüğünde 2 kez yapılır) ve kuruluşta sertifika tescilinin gerekliliğinin yeterince anlaşıldığı ve bu konuda çalışıldığından emin olmak için temsilcisinin gönderilmesini sağlar.
3. Belgelendirilecek kuruluşa, uygulanabilir rehber bilgilerle ve standartlarda yapılan tüm değişikliklerle ilgili bilgi verilmesini ve sertifika yönetiminin görüşleri doğrultusunda ilgili isleyiş ve prosedürlerin istenilen şekilde değiştirilmesine imkan sağlayacak makul sürenin sağlanmasını temin eder.
4. Tedarikçiler hakkında halka açık olanlar haricinde tüm bilgilerin gizli tutulmasını sağlar.
5. Tedarikçilere ait belge kapsamındaki ürünlerle ilgili gelen tüm müşteri şikayetlerini bilgilendirir.
6. Belgeli organizasyon istenilen bu kuralların devamlılığının sürdürülmesini geçici olarak sağlayamazsa, Bağımsız Belgelendirme Komitesi KALİTEST logosunun ve diğer hakların,  yeniden ilgili devamlılığın sağlanıldığı konusunda ikna olduğu ana kadar veya henüz sonuçlanmamış itiraz konusu sonuçlanan kadar kullanımının durdurulmasını derhal talep edebilir.
7. Eğer belgeli organizasyon bu kuralların devamlılığının sağlanmasında başarısız olursa Belgelendirme Müdürü belirlenmiş şartlara göre gerekli gördüğü durumlarda: sertifikayı geri almaya, kapsamının daraltılmasına, sertifika verilmemesine veya yenileme yapılmamasına karar verebilir. Bu kararlar ve kararların alınma sebepleri Operasyon Müdürü tarafından yazılı olarak bildirilir.
8. Belgelendirme Müdürü, organizasyonun iflas yasalarına tabi hale gelmesi, alacaklıları ile herhangi bir düzenleme ve anlaşmaya gidilmesi, zorla ya da kendi isteği ile tasfiyeye gidilmesi (yeniden yapılanma için olanlar hariç),  isin alıcısının çıkması ve iyi niyetli müteşebbis olma ehliyetinin yitirildiği durumlarda sertifikayı geri almaya, sertifika verilmemesine ya da yenilenmemesine karar verebilir. Bu gibi kararlar ve sebepleri organizasyona yazılı olarak bildirilecektir.
9. Organizasyonun veya başvuru sahibinin sertifika kurallarına bağlı olarak yönetim kurulunca verilen herhangi bir karara karsı itiraz etmesi durumunda, bu istek yazılı olarak itiraza sebep olan kararın kuruluşa resmi olarak bildirildiği tarihten itibaren 15 gün içinde yapılmalıdır. Şikâyet ve itiraz komitesi 30 gün içinde yapılacak olan görüşmenin yerini ve tarihini itiraz sahibine en az 7 gün önceden haber verecektir. İtiraz sahibi, komitenin kimlerden ve nasıl oluşturulacağı konusuna nasıl itiraz edebilecekleri hakkında bilgilendirilecektir.  Bu tür itirazlarda KALİTEST Şirket Müdürü gerekli görülmesi halinde komitenin oluşturulmasında değişiklik yapabilecektir. İtiraz komitesinin oluşturulmasında son karar Şirket Müdürüne aittir. İtiraz sahibinin katılımıyla oluşturulan komitede itirazda bulunan ve Operasyon Müdürü / Belgelendirme Müdürü isterlerse herkes önünde görüş bildirmeme hakkına sahiptirler. Komite başkanının,  çoğunluğun katılımıyla aldığı kesin ve geri dönülemez kararı açıklamasını takiben toplantı son bulur.
10. Bu kurallar Şirket Müdürünce değiştirilebilir. Belgelendirme Müdürü tarafından kuruluşa yazılı olarak bildirilecek, logo kullanımı ve diğer hizmetleri etkileyebilecek nitelikte değişikliklerin yapıldığı durumlarda, kuruluşunda ilgili önemli değişikliği yapabilmesi için, değişikliğin bildirildiği tarihten itibaren 6 aydan az olmamak üzere tamamlanması gereken durumların dışında kalan kural değişiklikleri logo kullanımını ve diğer sağlanan hizmetleri kullanma hakkınızı etkilemez.
11. KALİTEST hizmetleri tüm potansiyel müşterilere açıktır. Hizmetlerimiz hiç bir ayrıma tabi tutulmaksızın gereksiz mali yük ve şartlar öne sürülmeden kullanıma hazır bulunmaktadır. Tarafımıza kayıtlı organizasyonların bir listesi merkez ofisimizde halka acık olarak bulunmaktadır, baskısı yapılmış bir örneğini istenilirse (az bir ücret)  karşılığında elde edilebilir.
12. Bu kuralların gerektirdiği durumlarda KALİTEST ile temas kurmak gerekirse bunu yazılı ve imzalı olarak kuruluş tarafından normal postalama, önceden ödenmiş taahhütlü yada iadeli taahhütlü olarak gönderim işlemleri  (verilen adres(ler)’de değişiklik olması ihtimali nedeniyle) daha önceden bildirilen adres(ler)’e yapılması gereklidir. Posta kanalıyla tarafımızca alınan her bilgi (aksi ispat edilmediği surece) 48 saat önce postalanmış kabul edilir. Yazışmaların daha etkin olarak alınabilmesi için adres bilgilerinin eksiksiz ve doğru olarak bu kurallara uygun yapıldığından emin olunmalıdır.