GİZLİLİK ve TARAFSIZLIK
Kalitest’in yapısı ve işleyişi uluslararası kabul görmüş akreditasyon standartlarına ve yerel yasal şartları en etkin karşılayacak şekilde oluşturulmuştur. Kalitest çalışma prensipleri;
 
Tarafsızlık:
 
Kalitest hiçbir şirket, kurum, kuruluş, varlık veya kişiye bağımlı değildir. Belgelendirme ve muayene faaliyetlerinin her türlü mali, idari, siyasi ve ticari baskıdan uzak tam bağımsız ve tarafsız olması bizim için vazgeçilmez bir şarttır. Kalitest akredite olduğu veya faaliyet göstereceği tüm sektörlerde, din, dil, ırk, siyaset ve coğrafi bölge farkı gözetmeksizin yapılan başvurulara kendi politika ve hedefleri doğrultusunda cevap verir.
 
Tarafsızlığı korumaya yönelik olarak ISO/IEC 17021 ve ISO/IEC 17065 akreditasyon standartlarında yer alan Tarafsızlığı Sağlama Komitesine karşılık olarak Danışma Kurulu oluşturulmuş ve yetkilendirilmiştir. Danışma Kurulu; Kalitest’in faaliyette bulunduğu tüm ilgili tarafları eşit olarak temsil edecek şekilde oluşturulmuştur. Danışma Kurulu kararlarında bağımsız hareket etme yetkisine sahiptir ve Kalitest tarafından tüm faaliyetlere ilişkin bilgiler Kurula sağlanarak tarafsızlığı korumaya yönelik olarak durum değerlendirmesi yapılır ve gerekli tedbirler alınır. Danışma Kurulunun kararlarına Kalitest üst yönetimi tarafından uyulmaması, tarafsızlığı tehlikeye atabilecek durumların tespiti halinde kurulun gizlilik prensipleri çerçevesinde akreditasyon kurumuna ve/veya ilgili Bakanlıklara şikayet etme yetkisi vardır.
 
Kalitest tarafından yapılan tüm belgelendirme ve eğitim faaliyetleri Danışma Kurulunun denetimine açıktır. Bu denetim ve çalışma ilkeleri akreditasyon kurumu tarafından denetlenir.
 
Kalitest belgelendirme yaptığı faaliyetlerde herhangi bir danışmanlık faaliyetinde bulunmaz. Çıkarlarının olduğu sektörlerde veya konularda belgelendirme yapmaz. Ortaklıklarının bulunduğu, çıkar çatışmasına yol açacak veya kendi faaliyet göstermiş olduğu sektör ve konularda belgelendirme faaliyetinde bulunmaz.
 
Kalitest belgelendirme ve muayene faaliyetlerinin tarafsızlığını ve bağımsızlığını tehlikeye düşürebilecek, çıkar çatışması yaratabilecek durumları ve risklerini tanımlamıştır. Riskleri minimize/elimine etmek için alınan önlemleri ve yaptırımları açıklamıştır. Bu durumlar danışma kurulu tarafından da periyodik olarak değerlendirilmektedir.
Danışmanlık niteliği kazanabilecek eğitim faaliyetlerinde bulunmaz. Sadece tüm halka açık eğitimler organize eder ve gerçekleştirir. Danışmanlık niteliğinde ön denetim/1.aşama denetimi faaliyetlerinde bulunmaz. Bu nedenle ön denetim/1.aşama ile ilgili süreçlerinde kısıtlamalar getirmiştir. Kalitest belgelendirme ve muayene faaliyetlerinde sadece tam bağımsız, tarafsız ve yetkin denetçiler kullanır. Bu şartları sağlayamıyor ise faaliyette bulunmaz.
 
Kalitest’in kadrolu ve/veya dış kaynaklı personelinin (denetçi, teknik uzman vb…) ve tüm kurul üyelerinin Kalitest adına gerçekleştirdiği denetimler, muayeneler ve vermiş olduğu kararlar; karşılığında aldığı ücretler her türlü baskıdan uzak ve gerçekleştirilen denetim ve inceleme faaliyetlerinin sonuçlarından bağımsız olarak belirlenir.
Kalitest kullanacağı denetçiler ile ilgili olarak önceden müşterilerinin teyidini alır ve rekabet şartlarını ve kurallarını gözetir.
 
Kalitest, bünyesindeki muayeneyi gerçekleştirmekten sorumlu personeli, muayene ettikleri malzemelerin tasarımcısı, imalâtçısı, tedarikçisi, montajcısı, satın alıcısı, sahibi, kullanıcısı, bakımcısı, yetkili temsilcisi olmaması durumuyla ve muayene faaliyetleri ile ilgili olarak kararlarının ve doğruluklarının bağımsızlığı ile çelişecek hiçbir faaliyette bulunamaz. Tip A Muayene Kuruluşu statüsünün korunması ve sürdürülebilmesi için Gizlilik, Bağımsızlık Ve Tarafsızlık Taahhütnamesi kalite politikasında belirtilmiştir.
 
Yeterlilik:
 
Kalitest yaptığı ve yapacağı tüm faaliyetlerde personel, denetçi, baş denetçi, teknik uzman, bilgi, altyapı, çalışma ortamı, ekipman, finansal güç v.b. gibi konularda yeterlilik analizi, gözden geçirme ve planlama gerçekleştirilir. Kalitest yaptığı belgelendirme işini ciddiye alır ve bu konuda güvenilirlik ve yetkinlikte en üst seviyede olmaya çalışır.
Yapmış olduğu denetimlerin mutlaka katma değer sağlaması, iyileştirme için fırsat oluşturması ve kazan kazan prensibine uygun olmasını ister.
 
Kalitest belgelendirme kural ve etiklerine tam olarak uyar. Denetleme kuruluşu olarak çifte standart uygulamaz, hak etmeyene belge vermez, hak eden mutlaka belge alır. Faaliyette bulunduğu tüm konularda yeterli sayıda denetçi, baş denetçi veya teknik uzman yetiştirir veya temin eder. Gerçekleştireceği konulara paralel eğitim ve insan kaynakları bütçesi oluşturur.
 
Denetçi, baş denetçi ve teknik uzmanların performansları her denetim için belirlenen kriterlere göre değerlendirilir. Kalitest diğer belgelendirme kuruluşlarından farklı olarak aynı zamanda bir eğitim kuruluşu olmasından dolayı, ihtiyaç duyabileceği denetçi / baş denetçileri kendi bünyesinde yetiştirebilecek bilgi, tecrübe ve akredite eğitimlere sahiptir.
 
Kalitest merkez ofis yönetiminde ve temsilciliklerde, müşteri memnuniyetini en yüksek seviyede sağlayacak şekilde, belirlenmiş niteliklere sahip personel istihdam eder ve bu personellerin performansı sürekli değerlendirilir. İç denetim sonuçları, akreditasyon kurumlarının raporları, müşteri şikayetleri / istekleri, düzeltici / önleyici faaliyet sonuçları, müşteri anket sonuçları, denetçi geri beslemeleri, rutin toplantılar, yönetimin gözden geçirme toplantıları ve danışma kurulu toplantı sonuçları dikkate alınarak yeterlilik analizleri yapılır.
 
Finansal Yeterlilik
 
Bütçe yıllık olarak aylık bazda takip edilebilecek şekilde Kalitest yönetimi tarafından oluşturulur. Bütçede yeni yatırımlarla ilgili kullanılacak kaynak ve tutar belirlenir. Personel giderleri, ofis giderleri, vergi ve kamusal diğer harcamalar, personel eğitim giderleri ve tahmini yapılacak belgelendirme ve denetim faaliyetlerinde oluşabilecek giderler bütçede belirlenir. Yıllık bazda oluşturulan bütçe aylık gerçekleşen rakamlara göre gelecek ay için tahmini bütçe oluşturulur. Sapmalar olması durumunda bütçe revize edilerek ilgili bölümlere dağıtımı yapılır. Bütçede belirlenen giderlerin nasıl karşılanacağı ve hangi kaynağın kullanılacağı tanımlanır.
 
Kalitest’in hiçbir kurum, kuruluş veya kişiye borcu yoktur. Tüm mal, ürün ve hizmet satın alımlarını kendi prosedürleri ve özgür iradesi ile yapar. Kendi işini kendisi yapar ve tüm faaliyetlerini kendi ortaklarının yerine getirebileceği şekilde faaliyet gösterir. Kalitest yönetimi kendi öz sermayeleri ve mal varlıkları ile Kalitest’in finansal yeterliliğini devam ettireceklerini taahhüt etmişlerdir.
 
Sorumluluk:
 
Kalitest başvurunun alınmasından, teklif / sözleşme, denetimin planlanması, denetim heyetinin atanması, denetim, raporlama, belgeye karar verme, gözetim denetimleri, kapsam değişikliği denetimleri, belge yenileme denetimleri, danışma kurulunun atanması ve çalışması, kullanılan test sonuçları gibi belgelendirme hizmetinin sunumundaki tüm aşamalarda; yapılan faaliyetlerin uluslar arası akreditasyon şartlarına ve onaylanmış kuruluş şartlarına uygun yürütmekten, tarafsızlığın sağlanmasından, çıkar ilişkisi oluşabilecek durumların analiz edilerek kabul edilebilir seviyeye getirilmesinden, gizlilik prensibine bağlı kalınacağından ve tüm bu faaliyetlerin gerçekleşmesi için uygun kaynağın ve altyapının sağlanmasından Kalitest yönetimi sorumludur.
 
Belgelendirme ve muayene faaliyetlerinden kaynaklanabilecek riskler için mesleki sorumluluk sigortası yaptırılmıştır. Kalitest’in gerçekleştireceği her türlü yönetim sistemi ve ürün belgelendirmesi; yerli yabancı ürün, yönetim sistemi ve muayene standartlarına göre uygunluk değerlendirme, denetim, sertifikasyon ve muayene faaliyetlerinden doğacak zararları T.C. ve AB üyesi ülke sınırlarında tazmin etmektedir. Bu nedenle mesleki sorumluluk sigortası ulusal ve AB mevzuat çerçevesinde nitelikli sigorta kuruluşuna yaptırılmıştır.
 
Üçüncü taraflar, Kalitest’in faaliyetlerinden kaynaklanacak riskler hususunda sigorta ile korunurken, ikinci tarafların riskleri durumunda KALİTEST kendi bütçesini kullanmaktadır.(Örneğin denetim tekrarı vb durumlar)
 
Açıklık:
 
Kalitest, belgelendirilmiş kuruluşlar ve başvuru yapacak kuruluşların ihtiyaç duyabileceği bilgi ve dokümanları, web sitesi www.kalitest.com.tr ve yazışma aracılığıyla ile iletir. Bu dokümanlar; Faaliyette bulunduğumuz konular hakkında açıklayıcı bilgiler, örnek ISO 9001 nedir gibi, belgelendirme prosedürü, sertifikasyon yönetmeliği, logo kullanma, ücret ve fiyatlandırma, başvuru formu, şikayet ve itiraz formları v.s bulunmaktadır. Kalitest belgelendirme ve ücretlendirme şartları teklif / sözleşmede açık ve anlaşılır şekilde ifade edilir ve kuruluşa (müşteriye) teyit için sunulur.
 
Kalitest belgelendirme prosesinde ve uygulamalarda olabilecek değişiklikler ilgili kuruluşlara web sitesi ve yazışma ile etkin şekilde duyurulur. Belgeli kuruluşlar, belgesi askıda veya belgesi iptal kuruluşlarla ilgili bilgilere, uygun sorgulama kriteri kullanarak web sitesinden veya Kalitest merkez ofisten ulaşılabilir. (belgelendirilmiş kuruluşun hakları ve gizlilik gerektirecek durumlar sağlanarak) Kalitest, gizlilik prensibi çerçevesinde denetime ve bilgi paylaşımına açık bir firmadır. Tüm faaliyetleri resmi kurumlar, akreditasyon kurumları, danışma kurulu (tarafsızlığı sağlama komitesi), bağımsız belgelendirme komitesi ve sektör temsilcileri ile müşterilerinin denetimine açıktır.
 
Gizlilik:
 
ISO PAS 17002 Standardında belirtilen esaslar çerçevesinde gizlilik sağlanır. Kuruluşlarla yapılan sözleşmelerde, başta denetim olmak üzere tüm aşamalarda tarafsızlık ve gizlilik ilkesine bağlı kalınacağı taahhüt edilmektedir. Kalitest, tüm ofis çalışanları, denetçiler, baş denetçiler, teknik uzmanlar, danışma kurulu, bağımsız belgelendirme komitesi, şikayet ve itiraz komitesi ve diğer hizmet alımı yapılan kuruluşlarla  gizlilik sözleşmesi yapmıştır.
 
Gizlilik sözleşmesi, belgelendirilmiş kuruluşlar ve belgelendirilecek kuruluşlarla ilgili herhangi bir bilginin ve dokümanın üçüncü taraflarla paylaşılmayacağı ve iletilmeyeceğini, gizlilik gerektiren durumları kapsamaktadır. Gizlilik gerektiren bu durumlar sadece ilgili yasal otoriterlere ve akreditasyon kuruluşlarına açıktır. Bu bağlamda; ilgili yasal otoritenin Piyasa Gözetim ve Denetim faaliyetleri çerçevesinde, müşterinin teknik dosyasında bulunması gereken dokümanları talep etmesi durumunda ilgili taraflara talep edilen dokümanlar sunulacaktır.
 
Kuruluş kayıtları bilgisayar ortamında ve basılı kopya olarak saklanır. Sadece yetkili kişilerin ulaşabileceği şekilde bilgi güvenliği yönetim sistemi ve arşiv sistemi oluşturulmuştur. Tedarikçinin yazılı izni olmadan bilgilerin üçüncü tarafa aktarılmayacağı beyanı sözlü ve yazılı olarak ( denetim raporlarında ) iletilir. Denetim raporunun bir kopyası kuruluşta diğer kopyası ise merkez ofiste saklanır. Ofis dışında kesinlikle saklanmaz ve başka kopyası alınmaz.
 
Şikayetlerin çözümlenmesi:
 
www.kalitest.com.tr web sitesinden e-mail ile, sözlü veya yazılı gelen tüm şikayetler kayıt altına alınarak, belgelendirme kararı veren ve belgelendirme prosesinden tamamen bağımsız ‘şikayet ve itiraz komitesi’ tarafından değerlendirilir ve öncelikle şikayetin belgelendirme faaliyetleri ile ilişkili olup olmadığı belirlenir. Ayrıca değerlendirme sürecinde şikayetçi ve şikayet konusu ile ilgili bağımsız karar vermenin yanı sıra gizlilik prensibi de esastır.
 
Web sitesinde, genel şikayetler ve belge şikayetleri  (kuruluşlar için gelen şikayetler) olarak iki bölüm oluşturulmuştur. Yazılan şikayetler direkt  ‘Şikayet ve İtiraz Komitesi’ne e-mail olarak ulaşacak şekilde formatlanmıştır.
 
Şikayetlerin çözümlenmesi:
1)       Kalitest’in belgelendirme prosesinin tüm aşamalarında hizmetin sunumu ile ilgili gelen şikayetlerin çözümlenmesi:
Kalitest hizmet sunumundaki performansını iyileştirmek için, yazılı ve sözlü gelen bu tip şikayetler kayıt altına alınarak ilgili prosedür çerçevesinde değerlendirilir.
Her bir denetimden sonra müşteri anketleri düzenlenerek Kalitest ofis yönetimi ve denetim heyeti ile ilgili şikayet ve istekler değerlendirilerek gerekli iyileştirme yapılır.
2)       Kalitest’in belgelendirmiş olduğu kuruşlarla ilgili gelen şikayetlerin çözümlenmesi:
Belgelendirilmiş kuruluşun sunduğu ürün veya hizmetle ilgili şikayet hiç vakit kaybedilmeden kuruluşa iletilir ve en kısa zamanda düzeltici faaliyet prosedürü çerçevesinde değerlendirilerek sonuçlandırılması istenilir. Değerlendirme sonuçları ve alınan faaliyetler şikayette bulunan kişi ya da kuruluşa bildirilir. Belgelendirilmiş kuruluşla ilgili olarak alınan şikayetlerin değerlendirmesinde sadece Belgelendirilmiş kuruluştan çözüm talep edilmez ayrıca, Belgelendirilmiş kuruluşun belgelendirilmesindeki aşamalar da gözden geçirilir ve Kalitest belgelendirme prosesinin de geçmişe yönelik etkinliği değerlendirilir.
Kalitest kuruluşlara yaptığı tüm denetimlerde ( ilk belgelendirme, gözetim, belge yenileme veya kapsam değişikliği gibi ) kuruluşun müşterilerinden gelen şikayetlerin etkin bir şekilde ele alınıp alınmadığını denetler.
 
İtirazların çözümlenmesi;
Denetim sonucunda veya kuruluş şikayetleri ile ilgili olarak BBK ( Bağımsız Belgelendirme Komitesi ) tarafından alınan kararlara itirazlar, denetim sonucunda denetim heyetinin yazdığı majör/minör/gözlem bulgularına veya tavsiye kararına itirazlar ve denetim heyetine itirazlar olmak üzere tanımlanmış ve bunların nasıl ele alınıp çözümleneceği ilgili şikayet ve itirazların değerlendirilmesi prosedürü oluşturulmuş ve uygulanmaktadır.
İtirazların ele alınmasında tarafsızlık ve bağımsızlık esas alınmıştır. Bu yüzden denetim, belgelendirme ve karar alma süreçlerinden bağımsız oluşturulan ‘şikayet ve itiraz komitesi’ tarafından itirazlar değerlendirilir.
 
 
Ogün KÖSE
Şirket Müdürü

 

Çalışma Prensiplerimizin detaylarını ulaşmak için lütfen tıklayınız.